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湖理工辦通〔2019〕12號(hào)

各學(xué)院、南湖學(xué)院：

為切實(shí)做好2019屆畢業(yè)生檔案歸檔整理及檔案轉(zhuǎn)遷工作，確保2019屆畢業(yè)生離校工作平穩(wěn)順利開展，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、畢業(yè)生檔案歸檔整理

大學(xué)畢業(yè)生檔案材料主要包括：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)籍表、成績(jī)表、學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表、就業(yè)通知書及獎(jiǎng)懲材料等。部分畢業(yè)生還可能包括：高中畢業(yè)材料、教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等。

為保證2019屆畢業(yè)生檔案歸檔整理工作有序開展，保證畢業(yè)生檔案材料完整無(wú)缺，畢業(yè)生檔案歸檔整理工作分二級(jí)學(xué)院歸檔整理和學(xué)生檔案室歸檔整理兩個(gè)階段完成。

1.第一階段：二級(jí)學(xué)院歸檔整理

各二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)本單位2019屆畢業(yè)生檔案歸檔整理工作。

學(xué)校檔案館印制了畢業(yè)生學(xué)籍袋，各單位就業(yè)專干要組織好畢業(yè)生將畢業(yè)生本人在校學(xué)習(xí)期間的檔案歸檔整理后，裝入畢業(yè)生學(xué)籍袋。內(nèi)容包括以下材料（六樣）：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)前體檢表、各科學(xué)業(yè)成績(jī)登記表、實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)生學(xué)籍表、學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表等。對(duì)應(yīng)已裝袋材料在檔案袋封面標(biāo)記“√”，并做好復(fù)核。檔案材料完整的，各學(xué)院要做好密封，貼封條，并加蓋學(xué)院騎縫章，按班級(jí)順序登記2019屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案整理情況登記表（附件1）。

檔案材料不完整的，各學(xué)院要做好登記和保管，待材料完整后，貼封條密封，轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館的學(xué)生檔案室。

2.第二階段：檔案室歸檔整理

各單位就業(yè)專干將密封完整的畢業(yè)生檔案材料和2019屆畢業(yè)生本科階段檔案歸檔整理情況登記表轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館的學(xué)生檔案室，辦理檔案移交手續(xù)。

請(qǐng)各單位就業(yè)專干于6月5日至15日派專人到東院綜合樓二樓學(xué)生檔案室，組織、協(xié)調(diào)、檢查畢業(yè)生檔案裝袋工作（如時(shí)間有變化，將另行通知）。

二、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷

1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷的原則

（1）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷尊重本人意愿，由畢業(yè)生本人提供檔案郵寄單位和地址；

（2）辦理了就業(yè)報(bào)到證的畢業(yè)生必須辦理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷手續(xù)；

（3）未辦理檔案轉(zhuǎn)遷手續(xù)的畢業(yè)生檔案兩年擇業(yè)期滿后，轉(zhuǎn)遷原籍。

2.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷手續(xù)辦理流程

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷一律采取特快專遞EMS郵寄（特殊情況需報(bào)各單位審批同意后，統(tǒng)一處理），郵寄實(shí)行一人一個(gè)信封一個(gè)快遞單號(hào)，不得夾寄。

就業(yè)辦公系統(tǒng)中畢業(yè)去向?yàn)椤芭汕病薄吧龑W(xué)”及“回原籍”，但需將檔案轉(zhuǎn)遷至人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的畢業(yè)生須本人填寫EMS快遞單，各學(xué)院做好配套信息登記，填寫“湖南理工學(xué)院2019畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷情況匯總表”（附件2），確保檔案去向清晰明了，檔案室確認(rèn)收到畢業(yè)生填寫的EMS快遞單及匯總表后，統(tǒng)一郵寄完整檔案。

未填寫EMS快遞單且就業(yè)辦公系統(tǒng)中畢業(yè)去向?yàn)椤盎卦钡漠厴I(yè)生檔案，由學(xué)校統(tǒng)一郵寄到戶籍所在地的畢業(yè)生就業(yè)主管部門。

畢業(yè)去向?yàn)椤爸行耐泄堋钡漠厴I(yè)生的檔案由檔案室統(tǒng)一整理后轉(zhuǎn)送湖南省就業(yè)指導(dǎo)中心，學(xué)生無(wú)需填寫EMS快遞單，但必須填寫省就業(yè)中心檔案托管協(xié)議書。

申請(qǐng)暫緩派遣的畢業(yè)生，學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)免費(fèi)保管其檔案兩年，兩年后（擇業(yè)期滿）將檔案轉(zhuǎn)遷至畢業(yè)生戶籍所在地的市畢業(yè)生就業(yè)主管部門。

為確保畢業(yè)生檔案真實(shí)有效的轉(zhuǎn)遷,2019屆畢業(yè)生除岳陽(yáng)本地學(xué)生可以自行將檔案送至岳陽(yáng)市人才市場(chǎng)，外地學(xué)生一律不得辦理檔案自帶手續(xù),不能如期畢業(yè)的學(xué)生不能辦理檔案轉(zhuǎn)遷。

6月15日-7月1日為集中辦理時(shí)間，為保證工作有序進(jìn)行，避免擁擠和混亂，學(xué)校集中辦理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷期間，不接受畢業(yè)生個(gè)人辦理。7月1日之后為畢業(yè)生個(gè)人辦理時(shí)間，須出示畢業(yè)證、商調(diào)函才能辦理檔案轉(zhuǎn)遷手續(xù)。

三、黨員畢業(yè)生入黨材料轉(zhuǎn)遷

1.畢業(yè)生黨員離校前應(yīng)先行聯(lián)系好黨組織關(guān)系接收單位。如接收單位要審閱黨員檔案，則在離校前辦理黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)，黨員檔案不進(jìn)入本人學(xué)籍檔案；如接收單位無(wú)需審閱黨員檔案，則其黨員檔案進(jìn)入學(xué)籍檔案，交學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理。

2.畢業(yè)生黨員在預(yù)備期尚未轉(zhuǎn)正的，本人應(yīng)先行聯(lián)系好黨組織關(guān)系接收單位，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（最遲在預(yù)備期滿前）將黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移到接收單位，確保能夠按期轉(zhuǎn)正。

3.學(xué)院就業(yè)專干應(yīng)提醒黨員畢業(yè)生，在離校時(shí)如尚未簽約和穩(wěn)定就業(yè)的，應(yīng)落實(shí)本人黨員檔案去向問(wèn)題（如畢業(yè)生本人戶籍所在街道、村鎮(zhèn)等）。

4.考研黨員學(xué)生要先向所報(bào)考的學(xué)校咨詢其黨員檔案是否與學(xué)籍檔案一起轉(zhuǎn)入該校，并將咨詢情況報(bào)學(xué)生所在學(xué)院的就業(yè)專干。

5.各學(xué)院向檔案室移交學(xué)生檔案時(shí)，需將移交的黨員檔案單獨(dú)造冊(cè)，填寫好“湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生黨員檔案移交名冊(cè)（附件3）

四、學(xué)校檔案館聯(lián)系方式

畢業(yè)生檔案工作聯(lián)系人：

耿老師 0730-8640149   15173047767

田老師 0730-8640149   13873064589

附件：1.湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生檔案整理情況登記表

2.湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷情況匯總表

         3.湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生黨員檔案移交名冊(cè)

中共湖南理工學(xué)院委員會(huì)辦公室   湖南理工學(xué)院校長(zhǎng)辦公室

2019年5月15日

附表1：

湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生檔案整理情況登記表

學(xué)院：           專業(yè)：           班級(jí)：       負(fù)責(zé)老師：

注：復(fù)核已裝入學(xué)籍檔案袋材料，確認(rèn)材料裝袋無(wú)誤的，在對(duì)應(yīng)材料類型下標(biāo)記“√”

附表2：

湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遷情況匯總表

  學(xué)院：             專業(yè)：                班級(jí)：        合計(jì)（轉(zhuǎn)遷檔案人數(shù)）：      負(fù)責(zé)老師：

注：，畢業(yè)去向?yàn)椤爸行耐泄堋钡漠厴I(yè)生不需填寫此表。

附表3：

湖南理工學(xué)院2019屆畢業(yè)生黨員檔案移交名冊(cè)

學(xué)院：            負(fù)責(zé)老師：             移交時(shí)間：